O Desafío

Carupi, um ex-aluno do Y Combinator, é um mercado peer-to-peer gerenciado para carros usados. Eles escolhem o HubSpot Growth Suite como sua plataforma principal para gerenciar suas operações, incluindo marketing, vendas e serviços.

O processo de Carupi dependia profundamente das tarefas do HubSpot. No entanto, eles descobriram que o desempenho da empresa estava sofrendo porque seus agentes estavam deixando tarefas importantes para trás. Eles não foram capazes de priorizar adequadamente todas as tarefas abertas que tinham para o dia. Os gerentes perceberam que as tarefas altamente importantes foram deixadas incompletas, enquanto outras menos importantes foram concluídas.

A priorização nativa do HubSpot foi limitada a “alta / normal”. Os gerentes não podiam ajustar globalmente a prioridade de certos tipos de tarefas. Carupi exigia uma forma de definir a prioridade das tarefas com base em vários critérios e permitir que os agentes classificassem as tarefas com base nessa prioridade.

A Solução

Nos analisamos várias opções, incluindo integrações com plataformas externas de gerenciamento de projetos / recursos. No final, decidimos que a melhor abordagem seria estender o módulo de tarefas do HubSpot adicionando prioridades às tarefas.

Por meio do uso de planilhas do Google e Integromat e scripts personalizados. pudemos criar uma interface personalizada que permite aos gerentes definir a prioridade das tarefas com base nas palavras-chave encontradas no título da tarefa.

O processo começa com uma planilha incluindo palavras-chave / frases mais comuns usadas em tarefas. Eles foram criados automaticamente por meio de:

• Fluxos de trabalho e sequências do HubSpot
• Tarefas manuais criadas por agentes e gerentes.

Quando uma nova tarefa era associada a um contato, negócio ou ticket, os fluxos de trabalho eram definidos para serem acionados no HubSpot. Esses fluxos de trabalho acionaram um webhook para iniciar um cenário Integromat

Nos cenários Integromat, usamos ambos Módulos HubSpot e chamadas de API personalizadas para obter as tarefas associadas e, em seguida, consultar o Planilhas Google para encontrar a correspondência de maior prioridade nesta “tabela de pesquisa”. Depois de encontrar a correspondência, atualizamos o título da tarefa incluindo a prioridade como um “prefixo”. Isso permitiu que os agentes e gerentes classificassem as tarefas por prioridade na página de lista de tarefas do HubSpot.

Além disso, criamos alguns scripts para fazer “atualizações globais” de todas as prioridades. Quando os gerentes mudaram as prioridades de palavras-chave específicas, eles acionaram manualmente os scripts. Todas as tarefas foram atualizadas quando disparadas.

Os Resultados

Depois de implementar a solução, a porcentagem de tarefas críticas atrasadas que os agentes deixavam incompleta após um dia de trabalho passou de 20% para<2% em qualquer dia normal e o desempenho dos agentes melhorou 30% mês a mês.

Os gerentes conseguiram pesquisar e filtrar tarefas atrasadas por prioridade. Ao fazer isso, eles perceberam que isso levou à melhoria geral de vários KPIs de negócios.

O Impacto

Resolver esse “problema simples” foi fundamental para Carupi. Melhorar o desempenho por meio da priorização avançada de tarefas do HubSpot proporcionou melhorias diretas no KPI. Também ajudou na gestão da equipe, facilitando o dia a dia dos gestores.

“Nos escolhemos Leadsruptive para nos ajudar com a implementação do HubSpot porque sabemos que integrações e extensões desempenham um papel crítico. Estamos extremamente satisfeitos com os resultados até agora e sabemos que ainda há muito a fazer ”, disse Diego Fischer, CEO da Carupi.

As melhorias futuras para esta solução personalizada incluem:

• Módulo redesenhado para gerentes para definir prioridades
• Painel de tarefas que permite tarefas avançadas de filtragem / agrupamento.

Para saber mais sobre a Carupi e os serviços que eles oferecem, visite-os aqui.