El Reto

Carupi, ex alumno de Y Combinator, es un mercado administrado para automóviles usados. Ellos eligen HubSpot Growth Suite como su plataforma principal para administrar sus operaciones, incluyendo marketing, ventas y servicios.

Canix (s2019) | Y Combinator's Work at a Startup

El proceso de Carupi dependía profundamente de las tareas de HubSpot. Sin embargo, pronto descubrieron que el desempeño de la empresa se estaba viendo afectado porque sus agentes dejaban atrás tareas importantes. No pudieron priorizar adecuadamente todas las tareas abiertas que tenían durante el día. Los gerentes se dieron cuenta de que las tareas más importantes quedaban incompletas mientras que las menos importantes se completaban.

La priorización nativa de HubSpot se limitó a «alta / normal». Los gerentes no pudieron ajustar a rasgos generales la prioridad de ciertos tipos de tareas. Carupi necesitaba una forma de definir la prioridad de las tareas en función de múltiples criterios y luego permitir que los agentes clasificaran las tareas en función de esa prioridad.

La Solución

Analizamos múltiples opciones, incluidas las integraciones con plataformas externas de gestión de proyectos / recursos. Al final, decidimos que el mejor enfoque sería extender el módulo de tareas de HubSpot agregando prioridades a las tareas.

Mediante el uso de Google Sheets y Integromat, y scripts personalizados. pudimos crear una interfaz personalizada que permitió a los gerentes definir la prioridad de las tareas en función de las palabras clave que se encontraban en el título de la tarea.

El proceso comenzaba con una hoja de cálculo que incluía las palabras clave / frases más comunes en las tareas. Estos eran creadas automáticamente a través de:

  • Secuencias y workflows de HubSpot
  • Tareas manuales creadas por agentes y gerentes.

Cuando se asociaba una nueva tarea a un contacto, negocio o ticket, se definían workflows para activarse en HubSpot. Estos flujos de trabajo activaban un webhook para iniciar un escenario Integromat

En los escenarios integromat, utilizábamos Módulos HubSpot y llamadas de API personalizadas para obtener las tareas asociadas, para luego consultar las Hojas de cálculo de Google y encontrar la coincidencia de mayor prioridad en la «tabla de búsqueda». Después de encontrar la coincidencia, actualizabamos el título de la tarea, con la prioridad como «prefijo». Esto permitía que tanto los agentes como los gerentes clasificaran las tareas por prioridad en la página de lista de tareas de HubSpot.

Además, creamos algunos scripts para hacer «actualizaciones globales» de todas las prioridades. Cuando los gerentes cambiaban las prioridades de palabras clave específicas, activaban manualmente los scripts. Todas las tareas se actualizaban cuando se activaban.

Los Resultados

Después de implementar la solución, el porcentaje de tareas críticas atrasadas que los agentes dejaban incompletas después de una jornada laboral pasó de 20% a <2% en cualquier día hábil normal y el desempeño de los agentes mejoró un 30% mes a mes.

Los gerentes pudieron buscar y filtrar las tareas atrasadas por prioridad. Al hacer esto, se dieron cuenta de que esto llevaba a una mejora general de varios KPI comerciales.

El Impacto

Resolver este «simple problema» fue fundamental para Carupi. La mejora del rendimiento a través de la priorización avanzada de tareas de HubSpot proporcionó mejoras directas en los KPI. También ayudó con la gestión del equipo, facilitando la rutina diaria de los gerentes.

«Escogimos Leadsruptive para ayudarnos con nuestra implementación de HubSpot porque sabemos que las integraciones y extensiones desempeñan un papel fundamental. Estamos sumamente satisfechos con los resultados hasta el momento, y sabemos que aún queda mucho por hacer ”, dijo Diego Fischer, CEO de Carupi.

Futuras mejoras para esta solución personalizada incluyen:

  • Módulo rediseñado para que los gerentes definan prioridades
  • Panel de tareas que permite tareas avanzadas de filtrado / agrupación.

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